EL DECÁLOGO DEL E-MAIL

Evita errores en el correo electrónico

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Enviar correos electrónicos es sencillo, pero hay ciertas reglas a seguir para no cometer un error con consecuencias.
Univision Online y Agencias

18 de Agosto de 2008

Si eres como la mayoría de los profesionales, usas el e-mail como parte escencial de tu trabajo por su inmediatez y relativa alta privacidad. Para nadie es un secreto que este es el método de comunicación para muchos trabajadores, incluyendo, tu jefe.

Dar clic en SEND puede ser un modo eficaz de mandar tus ideas, pero hacerlo demasiado rápido o sin mucho pensar, puede hacerte enviar el mensaje incorrecto.

Tips útiles

Según una encuesta de Robert Half Internacional, casi dos tercios (65%) de ejecutivos prefieren el e-mail sobre otras formas de comunicación.

Con el incremento de la importancia en los correos del trabajo, puedes beneficiarte al aprender cómo crear un mensaje eficaz. Ten presentes estos consejos la próxima vez que te sientes frente al teclado.

1.- Título ambiguo
La línea de subject, o tema, no sólo permite a la persona que recibe el mensaje saber de qué trata, sino que también le da una razón para leerlo. Algunas personas reciben centenares de e-mails todos los dias y no tienen el tiempo de abrirlos todos. La línea de tema actúa como la ventana en el mensaje y puede también indicar su urgencia, sé muy específico con lo que escribas allí.

2. Sin despedida
Una firma débil es casi tan mala como un apretón de manos débil: Ambos dejan ver una carencia de profesionalismo. Una firma al final de tu e-mail debe incluir tu dirección de correo electrónico, dirección física y número de teléfono. Esta información es especialmente importante para quien reciba tu e-mail, sobre todo para personas fuera de la compañía.

3. “Yo escribo re: reunión @ 3”
Muchas personas tienen un estilo casual al usar el e-mail, pero lo que escribes es una reflexión profesional de uno mismo, así que tómate el tiempo de completar oraciones, utiliza la gramática apropiada y comprueba tu ortografía. El e-mail no es el IM (instant messanger) o un mensaje de texto por celular.

4. No saber parar
Esta estrategia puede ser útil para el conejito de las baterías, pero cuando redactas un mensaje tu meta debe ser mantenerlo corto. Un e-mail no es una novela, así que ve al grano lo más pronto posible, usa oraciones y párrafos cortos. Al mismo tiempo, no debes escribir tan poco que te haga parecer cortante.

5. BAJA LA VOZ
A muchas personas les gusta la facilidad de teclear todo en mayúsculas. Lo que no saben es que eso es el equivalente a gritar en internet, así que evita la tentación de usar el botón de mayúsculas todo el tiempo y si no sabes, aprende a poner acentos en español.

6. Tocando el tema
Desafortunadamente, es fácil perder el tono con la palabra escrita, especialmente en mensajes más cortos. Un intento de ser gracioso, por ejemplo, se puede leer como algo ofensivo o inadecuado. Si no estás seguro de cómo será interpretado algo que has escrito, ve a lo seguro y déjalo fuera.

7. Llenar el buzón ajeno
Si tu in box está lleno continuamente, sabes lo frustrante que puede ser recibir correos con archivos adjuntos demasiado pesados, especialmente cuando no los quieres. Y, según una encuesta, los ejecutivos estuvieron de acuerdo que el aspecto más molesto de la comunicación electrónica son esos archivos grandes no solicitados.

8. Envío a destinatario incorrecto
Antes de que envíes un mensaje, comprueba siempre la lista de destinatarios con minuciosidad. Muchos programas de correo completan automáticamente la información que has mecanografiado previamente, por ejemplo las direcciones de correo de contactos frecuentes. Si tienes contactos múltiples en tu agenda con nombres similares, podrías elegir, equivocadamente, a la persona incorrecta. Además analiza detenidamente quién debe recibir tu correspondencia. Un e-mail no es un concurso de popularidad ni un medio para lucirte en público. No se trata de quedar bien con todo el mundo, sino de hacer un trabajo eficiente.

9. No mezcles negocios y placer
Distribuir información confidencial o sensible sin autorización puede ser el final de tu carrera, así de sencillo. Siempre que utilices la cuenta de correo electrónico del trabajo, el mensaje debe ser relacionado con el trabajo. Después de todo, estás utilizando los recursos de tu compañía, y la empresa tiene el derecho de supervisar tu comunicación. Conoce la política de tu empleador sobre el uso del e-mail, y haz que tus amigos te manden mensajes no laborales a tu cuenta personal.

10. Exceso de correos
¿Te sucede que tecleas mensajes largos para evitar confusiones con el destinatario? ¿Titubeas al enviar el mensaje porque piensas que tu contacto puede reenviar tu mensaje a alguien que no lo debería leer? El e-mail es más adecuado para la comunicación rápida, y, en situaciones como las anteriores, lo mejor es llamar a tu colega o verlo en persona.


Espero les haya gustado.

Feliz inicio de semana.

Francés